Chine · 2021
105 institutions, un seul programme d'éclairage de villages
Un programme national de dons qui installait généralement dix lampadaires dans chaque village participant, documenté par une lettre signée de chaque institution bénéficiaire.
Ce dont le site avait besoin
Le programme passait par les bureaux des affaires civiles des comtés, les fédérations de femmes, les bureaux des anciens combattants, les fédérations caritatives et les comités de village. Chacun avait une procédure d'approbation, une adresse de réception et une idée différente de ce que devait être une remise.
Comment le projet a été conduit
- Un lot village standard de dix lampadaires, pour que la lettre et la livraison concordent.
- Un interlocuteur par institution, avec l'adresse et le nom du destinataire confirmés par écrit avant l'expédition.
- Une série de photos par site : mât, luminaire, mise sous tension et la personne qui signe.
- Courriers classés par province, puis par institution, puis par date.
Ce que cela démontre
C'est la page la moins spectaculaire du site et la plus utile. Cent cinq institutions, cela veut dire cent cinq dossiers administratifs. Le programme a été expédié parce que la paperasse a été conçue en premier. Tout acheteur menant un programme de bailleur, de RSE ou municipal peut reprendre la séquence : lettre, dotation, liste d'expédition, série de photos, remise signée, classement.
Le chantier, image par image
Ce que la documentation coûte, et ce qu'elle fait économiser
| Sites | 105 |
| Offre type | 10 lampadaires par village |
| Administration par site | Vérification de l'adresse, lettre, série de photos, classement |
| Coût d'une lettre manquante | Tout le site devient non finançable |
| Coût d'une série de photos | Environ 20 minutes sur site |
| Effet | Des programmes récurrents, pas des dons isolés |
Dans un programme, le dossier est l'actif. Un bailleur qui voit 105 lettres signées financera les 105 suivantes.
Ce qu'il faut reprendre, ce qu'il faut éviter
- Concevez le dossier de preuves avant le matériel.
- Un interlocuteur par bénéficiaire, confirmé par écrit.
- Photographiez la signature, pas seulement l'éclairage.
- Classez par province et par date, pour que le prochain audit soit une consultation et non une recherche.
Envoyez-nous le site. Nous vous envoyons le dossier.
Largeur de la route, source d'eau, destination et document attendu par votre bailleur de fonds ou votre bureau de douane. Vous recevrez une configuration, un prix et la liste des preuves en une seule réponse.